人事档案管理模式创新研究

  人事档案管理模式创新研究

  文 / 邓 纯

  人事档案是在人事管理的具体过程中形成的,记录、归纳一个人在特定时间段内各方面表现的真实资料。伴随国内市场经济体制改革的不断深入,企业对于人才的需求猛增,目前国内的人事管理体系和方法已经不能适应未来发展和人事管理的需要,为了解决这一矛盾,需要在原有基础上进行改革、创新,以探讨新的管理模式。

  传统人事档案管理的弊端

  从管理体制机制上看,当前,我国的人事档案管理主要是分属政府人事部门和党委组织部门下属的人才流动服务中心、毕业生指导就业中心、国有企事业单位人事档案管理部门。人事档案管理一般采取的都是“档随人走”的模式,这样的管理方式一方面对人才资源的自由流动起到了制约作用,而另一方面又大大地影响了人事档案管理的质量。虽然我国的社会经济已经发生了重大变革,但是传统的人事档案管理模式仍然在继续使用。由于这种档案管理方式较为内向和较为封闭的特征并不适应现代社会的人事档案管理,也并不是现代人事档案管理的唯一方法。

  从档案内容上看,在现有人事档案材料中,涉及个人思想政治品德、家庭历史及社会关系等方面的内容多,而工作能力、专业特长等方面的信息记载比较少。重学历、资历, 轻能力、业绩;重历史, 轻现实;重抽象, 轻具体。档案材料收集不完整、不全面,旧材料比较多,新材料补充不及时,不能真正反映个人的现实面貌。

  从档案管理效果看,由于现实的档案材料多为纸质材料,因此,涂改、伪造人事档案的违法行为也屡见不鲜, 假工龄、假年龄、假学历、假职称等现象增多。人事档案材料收集、加工、传递、利用等环节的管理漏洞也不同程度地存在,造成档案材料混装、遗失、缺损和变形,从而导致人事档案信息失真。

  从档案管理方式看,目前传统的人事档案管理中个人档案中的所有信息只能由本单位的档案管理人员查看,如果因人事考察或人事调动需要查阅或调档,需要开具介绍信或者调档函,程序较为复杂。另外,目前档案的转移由专人通过机要形式送达,虽然这样保证了档案材料的安全性和秘密性,但是效率较低。

  人事档案管理的发展趋势和特点

  1.管理社会化

  随着社会的不断进步,经济的不断发展,新型的人事管理制度如人事代理制度等应运而生,它的服务对象由传统模式下的本单位人员扩大到面向全社会进行人事档案管理,吸收了很大一部分的流动人才,服务对象更多,更具备了社会性。

  2.内容丰富化

  人事档案管理服务对象的社会性导致了档案的内容更加多样。在过去的档案管理模式下,仅对本单位员工进行档案的采集工作,而一般情况下本单位的人事档案内容比较简单,所以档案的内容也就比较单一;而新型人事档案管理模式下,随着档案管理服务对象的社会化,每个服务对象的工作也不尽相同,这样进行统一管理后,档案的内容也变得复杂起来。

  3.需求多样化

  现阶段,无论是企事业单位还是国家机关部门在招聘新的管理人才、技术人才或选拔优秀人才,以及考核、任免、招聘国家公务员或接收大中专毕业生就业时,都会事先对当事人的人事档案进行考察。由于利用的类型和用途不同,导致人事档案内容、载体与传递方式等出现了多样性,同时,也打破了人事档案利用的局限性,不再只局限在组织人事部门的需要。那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案,经常会被组织部门和个人利用。由于人们的要求不同,呈现出对人事档案需求的多样性。

  4.管理透明化

  随着信息时代的到来,可以将人事档案的非隐私信息放在互联网上,利用网络进行人事档案管理和采集,同时利用网络在相互之间进行人事档案传送,这样不仅更加便捷还大大降低了传送成本。

  人事档案管理模式创新的原则

  1.方便服务原则

  人事档案不仅仅是关于人的自然状况的抽象记录,同时也是具体单位施行人事管理的重要依据。对于个人来说,它是证明其整体素质的履历性资料,在人才流动中,它是求职者向用人单位说明自身素质的重要材料。基于这种情况,人事档案的建立与管理要确立服务的原则,要从有利于更好地实施人事管理的角度出发,进行档案建设与档案使用。这就要求从每个具体个案的建立,到整体档案系统的管理,都要做到适应市场化规律,利于人才的使用、管理和流动。

  2.新老结合原则

  人事档案管理的创新不是把原来的管理模式推翻重来,而是在原有模式的基础上进行创新,实现新老模式的优势互补。首先,因为原有的管理模式具有保管妥当、保密性好等优点,这些都是需要在模式创新过程中继承和发扬的。其次,由于政府机关、事业单位和国企等单位的工作人员由于比较稳定,流动性较小,可以沿用原有的管理模式并在原有模式上加以创新。

  3.技术引领原则

  在信息时代,认识档案管理模式也应向信息化转型和发展,与现有的互联网技术、大数据技术、移动互联网技术相结合,将人事档案中的信息进行分类,将适合信息化、公开化的信息,利用先进技术进行处理,为个人和用人单位提供更好的服务,同时也为人才的就业、流动、成长等研究提供数据支持和服务。

  建立开放管理和封闭管理相结合的人事档案管理新模式

  1.开放式人事档案管理模式

  随着市场经济的发展,人才交流越来越频繁,人事档案管理模式也应该以更加开放的姿态随着这些改变而改变。开放式的人事档案管理模式是与市场经济的发展息息相关的,是在其基础上建立的新模式。

  开放式的人事档案管理为了更好地适应人才的流动,档案管理的及时更新非常重要。国家人力资源主管部门可以建立一个全国统一的人事档案网络,在这个网络里,人事档案可以在各个人事档案中心流动。一方面,用人单位可以用职工身份证号码查询职工档案,了解职工的履历信息,有利于人才的交流和任用;另一方面用人单位不能仅享受服务,还要将职工的情况反馈到人事档案网络里,由网络中心统一管理职工档案。人事档案网络中个人的档案应包括个人参加社会活动的基本资料所组成的个人履历,由人事档案网络中心统一对其进行专门化管理,建立全国通用的数据库系统,逐步实现信息的共享。

  开放式的人事档案管理还可以建立专门的流动人口档案。流动人员没有自己的单位和企业为其管理人事档案,时间长了,难免会有档案遗失的情况出现,流动人口档案的建立能够有效地避免这些情况的发生。

  2.开放管理和封闭管理的互补性

  人事档案管理封闭管理模式在对人事档案的保密、保护,方便本单位使用方面具有优势,但过于封闭,利用面不广,实行规范化、网络化管理难度较大;开放式管理模式服务面广,便于社会各种机构和人员利用,易采用现代化、网络化管理方式,但存在易泄密、丢失等问题。我们应充分发挥两者优势,扬长避短,使人事档案管理模式更加充实与完善。因此在实际工作中,可以通过封闭的人事档案管理模式将分类明晰的人事档案进行管理,通过开放的人事档案管理模式对流动人员的档案进行管理,避免封闭的人事档案管理中出现丢档、漏档的情况。两者相结合,为现代人事档案管理提供一种新的模式。

  小结

  新的人事档案管理模式不仅有利于人才流动、人尽其才,有利于人事档案规范化、现代化以及网络化管理,而且在信息技术的支持下是可行的。尽管在现阶段开放式的人事档案管理还主要应用于流动人员,但是今后应在更大范围内、更多类别的人事档案管理中使用,并做好与传统人事档案管理模式的结合。

  (作者单位:辽源市西安区档案局)

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